Hur kommer arbetsplatser att se ut ”post-covid”?
Året med hemarbete har i grunden förändrat vår syn på vad arbete är och vad de digitala verktygen kan användas till. Magnus Olsson är vd för Länsförsäkringar i Jönköpings län. Så här ett år in i pandemin har han och hans kollegor börjat diskutera och planera för hur arbetet ska te sig när smittan är under kontroll.
Om Magnus Olsson under 2019 hade sagt till sin organisation att nu ska vi jobba hemifrån på halvtid, vi ska börja ha vissa kundmöten på distans och vi ska inte ha några fysiska möten alls internt så hade han förmodligen fått sparken, menar han. Ingen hade trott att det var möjligt. Så kom pandemin och plötsligt kastades samhället tio år framåt i tiden vad gäller användningen av digital teknik, och det fungerade.
– Vi har tagit gigantiska kliv i inställning till hemarbete eller att jobba på annat sätt, inställning till den digitala utvecklingen och inställning till att vi inte alltid behöver åka iväg på ett fysiskt möte. Miljömässigt, hållbarhetsmässigt så kommer det här få jättepositiva effekter, säger han.
I en organisation som Länsförsäkringar, som har bank, försäkringsbolag och fastighetsbyrå, så kan man inte stänga kontoren helt. Det finns en skyldighet att hålla öppet för vissa kundmöten, samtidigt som det har visat sig att en hel del faktiskt går att göra genom digitala möten. Och kunderna gillar det.
– Det har varit väldigt positivt. Det har gett oss en tydlig signal att anamma de nya arbetssätten fullt ut.
Plus och minus
Mycket i den löpande verksamheten har fungerat bra. Men det kreativa, framåtblickande, idésprutande delen – den blir lite mattare över länk.
– När vi ska ha möten där vi pratar strategier, innovation, ska börja tänka framtid och så, då är det svårt att ha digitala möten. Det blir en utmaning. Digitala möten fungerar alldeles utmärkt om det är korta avstämningar, uppföljning mot affärsplan och den typen.
Det blir också viktigare att försäkra sig om att alla verkligen känner sig delaktiga i mötet, att den som vill kommer till tals, ibland kanske via någon annan kanal än den mötet faktiskt hålls i. Här har chefer fått en större utmaning, det är lättare att fånga upp sinnesstämningar, atmosfär och hur personer mår om man sitter i samma rum.
Vissa medarbetare har behov av en kort avstämning varje dag, för andra räcker det att prata en gång i veckan. Allt blir mer individanpassat och mer tillitsbaserat. Som chef gäller det att inte fastna i allt för många inbokade möten som egentligen inte är till för medarbetaren utan för att tillfredsställa det egna behovet av kontroll.
Anpassat efter individen
Tidigt i pandemin bestämdes att halva den nära 250 personer stora personalstyrkan skulle arbeta hemifrån. Allt har anpassats utifrån vilka arbetsuppgifter var och en har, men också om man tillhör en riskgrupp eller är beroende av att pendla till jobbet med kollektivtrafik. De skräddarsydda lösningar som har präglat året är något som vi förmodligen kommer att behöva vänja oss vid, tror Magnus Olsson. När pandemin är över och vi ska bestämma hur mycket man ska vara på plats på kontoret, då kommer det att bli fler individuella lösningar.
– Vi måste förbereda organisationen på att det inte blir ett rättvisetänk, så att alla kommer att jobba tre dagar hemifrån, utan det beror på vilka arbetsuppgifter man har. Och vissa tider så måste man faktiskt vara på jobbet, för då ska vi ha den här typen av möten då vi ska vara lite innovativa, lite strategiska, diskussionsmöten. Och då är det inte förhandlingsbart om jag kan vara hemma eller inte utan då är man på jobbet.
Planeringen igång
Nu under våren har arbetet påbörjats för att lägga grunden för hur arbetsplatsen ska se ut efter pandemin. Vissa företag har redan aviserat att de stänger alla kontor och menar att de kommer att arbeta helt på distans framöver, andra verksamheter vill gå tillbaka till hur det var innan. Magnus Olsson tror att han och Länsförsäkringar Jönköping landar i något mitt emellan.
– Jag tror att vi har mognat som organisation, det är mer tillåtande att sitta hemma, men vi får samtidigt inte glömma varför vi är på jobbet. Vi har ju en uppgift att fylla mot våra kunder, med bästa möjlig service och så vidare. Vissa av de arbetsuppgifterna kan vi inte utföra hemifrån utan de måste vi utföra på jobbet.
Även om det kan kännas skönt att spara restid genom att arbeta hemma, och kanske få mer gjort när man kan sitta ostörd, så måste organisationen som helhet också var produktiv och blomstra. Då behövs medarbetarna som grupp, nu ekar lokalerna allt för tomma.
– Man längtar att få träffa sina kollegor och ha den social närvaron för det är det som binder ihop oss och skapar kulturen. Den får vi nog vara rädda om så att vi inte skapa en massa subkulturer som vi inte riktigt står för, säger Magnus Olsson.
Den fysiska arbetsplatsen kan också komma att förändras, om fler sitter hemma en del av tiden är det inte självklart att alla ska ha ett eget kontor. De ibland lite utskällda aktivitetsbaserade lösningarna kanske har en plats ”post-covid”, i kombination med hemmakontoret.
I maj har Magnus och hans kollegor i ledningen för bolaget vikt en halvdag åt att diskutera hur organisationen ska se ut framåt. Vad som är värt att ta med sig och vad som var bättre förr.
– Lokala och nära ligger i vårt dna. Här har vi en utmaning i att kunna vara lokala och nära även digitalt, och kunna kombinera det. I den bästa av världar kommer det fysiska kombinerat med det digitala att bli vinnaren. Framtidens kundmöte kommer att vara en kombination av detta.
Sara Bref