2.4.2 Projektavslut
När ett projekt avslutas genomgår projektet vanligtvis två moment; projektöverlämning samt efterarbete. Detta avsnitt bearbetar båda.
- Projektöverlämning: Överlämning av projektresultat till brukaren/ beställaren; Ansvaret för projektet övergår till annan part
För att kunna lämna över till beställaren krävs ett accepterande för överlämning från beställaren innan överlämningen sker. Slutresultatet testas även av teamet och måste säkerställas som felfritt. Om problem uppkommer måste dessa åtgärdas innan överlämning. Ofta finns det alltid mindre förändringar som behöver göras innan beställaren känner sig helt nöjd. Därför brukar den sista sprinten i ett projekt karaktäriseras som en ”ihopsopning” där alla lösa trådar åtgärdas så att projektet kan stängas.
- Efterarbete: Återlämnande av material och resurser, slutdokumentation och lärdomar
Här brukar teammedlemmar förflyttas tillbaka till moderorganisationen eller till nya projekt. Även en stor del slutdokumentationen sker vanligtvis i detta skede såsom användardokumentation och driftsdokumentation. Det är produktchefens ansvar att se till att avsluta projektet och föra vidare kunskap om projektet inom organisationen.
Ett ordentligt avslut hjälper även de inblandade att emotionellt gå vidare från projektet. Det kan hjälpa med att öka effekten av teamets arbete genom till exempel mer effektiv kommunikation och delning. Vidare kan medlemmarna i projektteamet lära sig av projektet och dess upplägg för att genomföra ett projekt ännu bättre nästa gång. Andra personer utanför teamet kan också dra lärdom av teamets leveranser av sättet att arbeta. Detta kräver en väl dokumenterad process.
I slutet av projektet kan det vara behövligt att reflektera över vad som faktiskt har gjorts och vilka lärdomar som projektet bidragit till, främst gällande arbetssättet, för att kunna förbättra den process som använts. Det kan ses som en ”Project retrospective”, liknande ”sprint retrospective” men för hela projektet. Dessa lärdomar utgör en stor del av slutdokumentationen.
Box 9: Utvärdering av projekt
Det finns en rad frågor man bör ställa inför utvärdering av ett projekt: Vad har vi lärt oss gällande det arbetssätt som använts?
- Hur effektiva var vi genom att arbeta enligt en agil projektmetod?
- Hur skulle vi ha kunnat organiserat processen annorlunda?
- Vilka förbättringar skulle behövas, gällande ”externa miljön”, t.ex. projektstyrning, IT-system, verktyg, intressenternas engagemang etc.
- I de fall leverantörer var inblandade: Gav de värdefull input? Var de engagerade? Gick samarbetet bra? Skulle vi kunna tänka oss ett fortsatt projektsamarbete igen i framtiden?
- På individnivå: Vilka var dina egna bidrag till projektet?
Input från de andra i projektteamet i form av konstruktiv kritik kan även vara till nytta för genomförandet i framtida projekt. Det kan vara värdefullt att kartlägga de viktiga aktiviteterna och händelserna genom projektets gång. Det hjälper teamet att komma ihåg positiva händelser och problem men också en påminnelse kring hur mycket som uppnåtts.
