Publicering av styrdokument på intranätet

Här går vi igenom hur du publicerar ett styrdokument på intranätet. Lathunden riktar sig till rektors- och vd-sekreterare.

Hur publiceras ett styrdokument?

  1. Spara styrdokumentet som en sökbar PDF.
  2. Gå till dokumentarkivet i Sharepointlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. OBS: Styrdokumenten har ett eget arkiv som heter Steering Documents.
  3. Tryck på Upload -> Files i den horisontala menyn och ladda upp dokumentet
  4. I högerspalten kan du sedan välja att ange en Titel för dokumentet
  5. Välj vilken tagg under Tags som dokumentet ska ha. OBS: alla taggar är inte kopplade till styrdokumentslistningen. Kontakta webbansvarig om taggen behöver kopplas. Beroende på vilken tagg du väljer visas dokumentet även på en sida på intranätet.
  6. Välj School (Välj Jönköping University om dokumentet berör alla fackhögskolor)
  7. Välj Language (svenska eller engelska beroende på vilken webbplats som dokumentet ska visas på.)
  8. Välj Type of document (välj styrdokumentstyp. Se listan nedan för vad de betyder)
  9. Välj Expire date (om dokumentet har ett slutdatum kan du ange det här).
  10. Välj Decided by (välj den konstellation som beslutade dokumentet)
  11. Välj Departments (välj den avdelning som är bäst lämpad att svara på frågor om dokumentet.)
  12. Dubbelkolla att styrdokumentet visas med rätt filtrering på styrdokumentssidorna.
  13. Stäm av om det finns en språkvariant av dokumentet som också ska publiceras (svenska eller engelska).
  14. Klart!

Hur du tar bort ett styrdokument

Kom ihåg att intranätet och SharePoint inte är något arkiv. Spara inte dokument som är gamla. Äldre styrdokument finns sparade i diariet.

  1. Gå till dokumentarkivet i Sharepointlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster
  2. Sök fram eller leta i listan efter dokumentet som du vill ta bort
  3. Markera styrdokumentet i listan
  4. Klicka på Delete
  5. Klart!

Hur du byter ut ett gammalt styrdokument mot en nyare version

  1. Spara det nya styrdokumentet som en sökbar PDF och döp filen till samma filnamn som det gamla styrdokumentet har i SharePoint - t.ex. Arbetsmiljopolicy.pdf.
  2. Gå till dokumentarkivet i Sharepointlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
  3. Tryck på Upload -> Files i den horisontala menyn och ladda upp dokumentet
  4. Klicka på knappen Replace i rutan som dyker upp.
  5. Klart!

Styrdokumentstyper

Svenska

Engelska

Exempel på dokument

Bestämmelse

Regulation

Bestämmelser för...

Handläggningsordning

Administrative procedure

Arbetsordning för...

Policy

Policy document

Arbetsmiljöpolicy

Plan

Plan

Strategiska planer, handlingsplaner

Rapport

 Report

Nyckeltalsrapport, årsredovisning

Frågor och svar

Styrdokumentet är felaktig taggat eller gammalt

Kontakta berörd vd-sektreterare som tar frågan vidare. Vd-sekreterare justerar till rätt taggar eller tar kontakt med ägare av styrdokumentet.

Jag har valt en tagg, men dokumentet visas under övrigt

Kontakta Marknadsavdelningenlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster som hjälper dig att mappa taggen till rätt kategori.

Sidan uppdaterad 2019-01-15

Om oss
Sidan uppdaterad 2019-01-14
Genom att surfa vidare på JU.se godkänner du att vi använder cookies. Mer information