Publicering av styrdokument på intranätet
Här går vi igenom hur du publicerar ett styrdokument på intranätet. Lathunden riktar sig till rektors- och vd-sekreterare.
Hur publiceras ett styrdokument?
- Spara styrdokumentet som en sökbar PDF.
- Gå till dokumentarkivet i Sharepoint Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. OBS: Styrdokumenten har ett eget arkiv som heter Steering Documents.
- Tryck på Upload -> Files i den horisontala menyn och ladda upp dokumentet
- I högerspalten kan du sedan välja att ange en Titel för dokumentet
- Välj vilken tagg under Tags som dokumentet ska ha. OBS: alla taggar är inte kopplade till styrdokumentslistningen. Kontakta webbansvarig om taggen behöver kopplas. Beroende på vilken tagg du väljer visas dokumentet även på en sida på intranätet.
- Välj School (Välj Jönköping University om dokumentet berör alla fackhögskolor)
- Välj Language (svenska eller engelska beroende på vilken webbplats som dokumentet ska visas på.)
- Välj Type of document (välj styrdokumentstyp. Se listan nedan för vad de betyder)
- Välj Expire date (om dokumentet har ett slutdatum kan du ange det här).
- Välj Decided by (välj den konstellation som beslutade dokumentet)
- Välj Departments (välj den avdelning som är bäst lämpad att svara på frågor om dokumentet.)
- Dubbelkolla att styrdokumentet visas med rätt filtrering på styrdokumentssidorna.
- Stäm av om det finns en språkvariant av dokumentet som också ska publiceras (svenska eller engelska).
- Klart!
Hur du tar bort ett styrdokument
Kom ihåg att intranätet och SharePoint inte är något arkiv. Spara inte dokument som är gamla. Äldre styrdokument finns sparade i diariet.
- Gå till dokumentarkivet i Sharepoint Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..
- Sök fram eller leta i listan efter dokumentet som du vill ta bort
- Markera styrdokumentet i listan
- Klicka på Delete
- Klart!
Hur du byter ut ett gammalt styrdokument mot en nyare version
- Spara det nya styrdokumentet som en sökbar PDF och döp filen till samma filnamn som det gamla styrdokumentet har i SharePoint - t.ex. Arbetsmiljopolicy.pdf.
- Gå till dokumentarkivet i Sharepoint Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..
- Tryck på Upload -> Files i den horisontala menyn och ladda upp dokumentet
- Klicka på knappen Replace i rutan som dyker upp.
- Klart!
Styrdokumentstyper
Svenska | Engelska | Exempel på dokument |
---|---|---|
Bestämmelse | Regulation | Bestämmelser för... |
Handläggningsordning | Administrative procedure | Arbetsordning för... |
Policy | Policy document | Arbetsmiljöpolicy |
Plan | Plan | Strategiska planer, handlingsplaner |
Rapport | Report | Nyckeltalsrapport, årsredovisning |
Frågor och svar
Styrdokumentet är felaktig taggat eller gammalt
Kontakta berörd vd-sektreterare som tar frågan vidare. Vd-sekreterare justerar till rätt taggar eller tar kontakt med ägare av styrdokumentet.
Jag har valt en tagg, men dokumentet visas under övrigt
Kontakta Marknadsavdelningen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. som hjälper dig att mappa taggen till rätt kategori.