Denna instruktion beskriver hur användarhantering hanteras i vårt CMS Sitevision. Webbplatsen har fem nivåer av användare: konsultkonto med systemadministratörsaccess, webbadministratör, huvudredaktör, innehållsredaktör och skribent.

Användare

Användare skapas automatiskt upp i Sitevision utifrån vårt centrala Active Directory (AD) på JU. Användare tilldelas sedan en roll med behörigheter och en grupp för accessnivåer. Användarhantering i Sitevision sköts av kommunikationsavdelningen.

Roller

Roller i Sitevision används för att tilldela en användare behörighet till olika funktioner. En roll består av ett antal olika rättigheter.

  1. Konsultkonto med systemadministratörsaccess: Externa konsulter som arbetar med vår verksamhet får alltid tillgång via ett JU-konto. Dessa konton är särskilt utformade för att säkerställa att konsulterna har de nödvändiga behörigheterna för att utföra sina uppgifter samtidigt som säkerheten och integriteten för våra system upprätthålls.
  2. Webbadministratör: Webbadministratörer har administratörsbehörighet med tillgång till att redigera både funktioner, inställningar och innehåll på webbplatsen. De ansvarar för att säkerställa att webbplatsens tekniska aspekter fungerar, att uppdateringar och nya funktioner implementeras korrekt samt att en relevant informationsarkitekt upprätthålls.
  3. Huvudredaktör: Huvudredaktörer är redaktörer med hög behörighet som kan skapa och ta bort sidor. De har tillgång till samtliga sidor från nivå 2 och nedåt i webbplatsens struktur. Deras roll inkluderar att övervaka och godkänna innehåll, säkerställa att riktlinjer och standarder följs, samt att leda och stödja andra redaktörer.
  4. Innehållsredaktör: Innehållsredaktörer har behörighet att redigera innehåll på specifika sidor. De blir tilldelade en gren i webbplatsens trädstruktur och kan redigera denna gren och alla underliggande sidor. Deras huvudsakliga uppgift är att säkerställa att innehållet är aktuellt, korrekt och engagerande för målgruppen.
  5. Skribent: Skribenter har behörighet att skapa nyhetsartiklar, event och kalendariehändelser. De spelar en viktig roll i att hålla webbplatsen levande och relevant genom att regelbundet publicera nytt och intressant innehåll som engagerar besökarna.

Innehållsaccess

Access till vilket innehåll man som användare kan redigera sker genom tillhörighet i virtuella grupper. Dessa grupper är kopplade till rolltillhörigheten. Som användare har du access till majoriteten av webbplatsstrukturen på ju.se. Specifik access tilldelas för access till centerwebbar, bibliotek, studentwebb och intranät. Rollen och gruppen "skribent" är ett undantag där man endast har tillgång till ytor för nyhets-/eventpublikation.

Utbildning för redaktörer & skribenter

För att säkerställa att våra webbredaktörer och skribenter är välutbildade och uppdaterade, genomför vi regelbundna utbildningar och erbjuder kontinuerligt stöd. Utbildningarna sker på följande sätt:

  • Kvartalsvisa Stormöten: En gång varje kvartal håller vi ett stormöte där samtliga redaktörer och skribenter bjuds in. Under dessa möten diskuterar vi aktuella ämnen, nyheter kring webbplattformen, redigeringsprocesser och eventuella nya moduler eller funktioner.
  • Teamsgrupp: Vi har en dedikerad Teamsgrupp där alla redaktörer och skribenter är medlemmar. I denna grupp förs diskussioner, redaktörer kan hjälpa varandra och ställa frågor. Här delas även guider och dokument som är relevanta för deras arbete.
  • Intranät: På vårt intranät finns omfattande dokumentation och beskrivningar om redaktörsorganisationen. Här kan redaktörer och skribenter hitta all nödvändig information och resurser för att utföra sina uppgifter effektivt.
  • Utbildningar: Alla redaktörer, både nya och gamla, erbjudas fortlöpande att gå en utbildning i Sitevision som hålls av kommunikationsavdelningen

Genom dessa utbildnings- och stödfunktioner strävar vi efter att skapa en välfungerande och samarbetsinriktad miljö för alla våra webbredaktörer och skribenter.